采購行為直接影響到原材料質量的好壞、食堂成本的高低以及食堂經(jīng)營資金的周轉速度。而在采購行為中，暗吃回扣。以次充好、虛報價格等采購漏洞也屢見不鮮。所以控制食堂采購成本對食堂的經(jīng)營業(yè)績是至關重要的，采購成本的下降可減少食堂的支出，降低成本，增加利潤，增強企業(yè)競爭力。
1、健全組織、加強領導為了確保食堂采購成本控制落到實處，應成立采購評審小組，由經(jīng)理任組長、采購部門經(jīng)理任副組長、各相關職能部門經(jīng)理任組員，定期召開會議，發(fā)動大家獻計獻策，從而使采購成本控制的理論和措施貫穿到各項經(jīng)營管理活動之中。
2、食堂采購工作規(guī)范化按照供應鏈管理原理規(guī)范食堂采購流程，建立采購管理信息系統(tǒng)，使采購成本控制工作規(guī)范化、制度化。可分為以下5點：
1) 周密計劃：堅持按需采購，同時盡量減少因突發(fā)性采購而額外增加采購費用；2) 設置模擬采購成本：根據(jù)市場可接受的價格和預期利潤率確定每個會計年度的模擬，作為食堂采購成本控制的基準限額；
3) 控制采購權限：設置食堂采購人員的采購權限，同時規(guī)定超過權限的審批程序；
4) 控制庫存量：在食堂采購管理系統(tǒng)中，規(guī)定每種原料的最大儲存量和最長儲存期，一旦超過最高值即采取糾正措施；
5) 對供應商進行認證：向獲得采購評審小組的供應商采購，可以節(jié)省許多詢價、談判的時間與費用。因此所有供應商都必須經(jīng)過認證，不得向未經(jīng)認證的供應商采購；
3、靈活運用采購成本的降低策略 1) 統(tǒng)一采購
一般來說，所采購的商品數(shù)量越大，壓低價格的籌碼也就越高，即所謂“多買賤賣，薄利多銷”。目前在中國擁有2000多加店面的肯德基和擁有1000多家店面的麥當勞，都采取統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購的方式。這樣做可以極大地提高規(guī)模效應，減少中間環(huán)節(jié)，有力地降低采購成本。
2) 統(tǒng)一采購與各區(qū)域分散采購相結合國內很多大型餐飲集團都采取了統(tǒng)一采購與分散采購相結合的模式。現(xiàn)代食堂采購可以借鑒這一成功經(jīng)驗，其中集團總部對價值高、關鍵性的物資實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購。統(tǒng)一采購可獲得規(guī)模效應，可降低采購成本、有效控制庫存。而各區(qū)域對批量小的低值易耗品，以及需要每次采購的果蔬鮮魚鮮肉可實行區(qū)域分散采購。
3) 本地采購與外地采購相結合食堂所需原材料一般都在本地就近購買，以便及時滿足需求。但各地產(chǎn)品的價格又各不相同，尤其是干貨、調料等，進貨的渠道不同，價格也不一樣。這就需要經(jīng)過市場調查研究，摸清本地和外地的價格行情。若外地價格便宜，可以有計劃地去外地采購同等質量價格不同的食品，存放冷庫備用。
4) 電子采購電子采購成為現(xiàn)代食堂發(fā)展的一大趨勢。現(xiàn)代食堂經(jīng)營應順應潮流，及時行動，加大對電子商務的投入，煮不來實現(xiàn)電子采購一體化的在線供應鏈管理，一方面推行并不斷改進“為訂單而采購”的經(jīng)營模式，最大限度地縮減銷售物流與采購物流之間的中轉環(huán)節(jié)，按需求定供應，以信息化管理庫存；另一方面再造銷售模式和采購模式，逐步實現(xiàn)在線、適時的電子采購并不斷提高其比例。
如何減少食堂采購漏洞
在采購行為中，暗吃回扣、以次充好、虛報價格等情形被稱為采購漏洞。要杜絕漏洞，首先需要制度產(chǎn)生漏洞的原因，然后才能對癥下藥。一般造成漏洞的原因有以下幾點：
1、食堂采購部門缺乏計劃，盲目采購，庫存量大、庫損高，造成浪費和流動資金呆滯；2、食堂采購人員缺乏相關知識、信息不靈、責任心不強、圖省事、怕麻煩、采購前不貨比三家；對季節(jié)差價掌握不準；
3、不能堅持多人知情、多人參與、多人采購的制度；
4、大宗物品采購暗箱操作，現(xiàn)金交易，未能實行公開競標；大宗低值易耗品采購質次價高，損耗增大；
5、采購監(jiān)督的部門失察。
防止食堂采購漏洞的措施
1、把好采購人員選擇關
大家都制度采購是“良心活”，采購人員的素質和品德應成為選聘的首要條件。
2、加強市場調查對市場進行定期或不定期的調查，有助于掌握市場行情，了解貨物的價格質量、數(shù)量關系，并與自己采購來的物品進行對比，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。執(zhí)行市場調查人員可以是專職的，也可以由財務人員、行政人員甚至經(jīng)理兼任，也可以采用輪流方法進行調查。
3、建立原材料采購及入庫驗收標準對于食堂常用的和大宗件原材料，采購部可以與廚房、庫房一起制定原材料采購及入庫驗收標準，就原材料的質量、色澤、形狀、規(guī)格等選定一個適中的標準，最好拍攝成可以參照的實物圖片。這在防止以次充好、摻雜使假方面效果顯著。一定要牢記。庫房與廚房絕不可以受采購的左右。
4、加強采購的計劃控制計劃是制定可以防止盲目采購，避免造成原料的積壓以及變質腐爛和資金積壓的不良局面。
計劃是依據(jù)食堂的日常消耗、實力數(shù)據(jù)及用餐人數(shù)制定出來的。因此食堂要做好日常消耗的臺賬以及倉庫的出料統(tǒng)計等扎實的基礎工作。在計劃制定過程中，需要把握好一些原材料的季節(jié)性；同時掌握常用原材料的價格變動趨勢，適時采購。
5、建立采購制約機制食堂采購人員的工作特點就是天天與商品和金錢打交道，金錢是有誘惑力的，人對利益的欲望很難滿足。管理者必須在管理制度、工作流程上對采購工作實行相互監(jiān)督、相互制約的機制，防止在采購配送過程中產(chǎn)生腐敗現(xiàn)象。
